Interne vs. Externe Datenschutzexperten: Die beste Wahl für Ihr Unternehmen
Mit den umfassenden Änderungen im Datenschutz seit der Einführung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes stellt sich für Unternehmen die Frage, welchen Weg sie beim Datenschutz einschlagen sollen. Die Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten oder die Beauftragung eines externen Datenschutzunternehmens sind zwei mögliche Optionen, die sorgfältig abgewogen werden sollten.
Dieser Artikel vergleicht die Vor- und Nachteile von internen und externen Datenschutzexperten. Während interne Beauftragte möglicherweise mit Betriebsblindheit und eigenen Interessen zu kämpfen haben, bieten externe Datenschutzunternehmen objektive Perspektiven und umfassende branchenübergreifende Erfahrungen. Das Netzwerk Datenschutz Nordost steht als Beispiel für externe Datenschutzexperten, die IT-Experten, Datenschutzexperten und Juristen vereinen und die gesetzlichen Vorschriften im Interesse der Kunden umsetzen.
Der Artikel beleuchtet auch die Risiken einer internen Lösung, insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Die Herausforderungen des Datenschutzes erfordern spezifisches Know-how und finanzielle Mittel, die möglicherweise nicht immer vorhanden sind. Dies kann zu Fehlern und Verstößen gegen das Datenschutzgesetz führen, die mit Bußgeldern geahndet werden können.
Informieren Sie sich in diesem Artikel, um die beste Wahl für den Datenschutz in Ihrem Unternehmen zu treffen und die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.
Beispiel: Externer Datenschutzbeauftragter – Effektive Lösungen für Unternehmen
Die Computer X GmbH steht vor der Herausforderung, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. Nach sorgfältiger Abwägung entscheidet sich das Unternehmen dafür, einen externen Spezialisten wie Datenschutz Nordost einzubeziehen. Anstatt die Aufgabe intern zu übernehmen, werden die Dienstleistungen eines erfahrenen Expertenteams in Anspruch genommen.
Durch die Zusammenarbeit mit Datenschutz Nordost profitiert die Computer X GmbH von praxisrelevanten Antworten und Lösungen, die auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Das externe Team verfügt über das erforderliche Fachwissen und kann auf umfangreiche Erfahrungen in verschiedenen Branchen zurückgreifen.
Ein wesentlicher Vorteil der externen Lösung ist die Absicherung gegen Verstöße gegen das Datenschutzgesetz. Datenschutz Nordost verfügt über eine entsprechende Haftpflichtversicherung, die im Falle von Fehlern oder Verstößen greift und sowohl das Unternehmen als auch den Datenschutzbeauftragten schützt.
Diese Alternative minimiert nicht nur das Risiko von Geldbußen, sondern bietet auch eine kosteneffiziente Lösung. Sowohl kleine als auch große Unternehmen können von den maßgeschneiderten Leistungen eines externen Datenschutzbeauftragten profitieren und sicherstellen, dass sie die rechtlichen Anforderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten erfüllen.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile einer externen Datenschutzlösung und warum sie eine effektive und zuverlässige Option für Unternehmen jeder Größe sein kann.
Warum ein externer Datenschutzbeauftragter eine gute Wahl ist
Externe Datenschutzberater arbeiten in einem erfahrenen Team und sammeln umfangreiche Erfahrungen in verschiedenen betrieblichen Abläufen. Dadurch können sie branchenübergreifende Lösungen entwickeln, von denen das beauftragende Unternehmen ab dem ersten Tag profitiert.
Sobald der Datenschutzexperte von Datenschutz Nordost bei den zuständigen Aufsichtsbehörden gemeldet ist, kann er seine Tätigkeit aufnehmen. Er wird den Vorgesetzten, Mitarbeitern und Geschäftspartnern als direkter Ansprechpartner vorgestellt und steht ihnen bei Fragen zum Datenschutz zur Verfügung. Bei Datenschutzanfragen arbeitet er eng mit der zuständigen Behörde zusammen, um die Interessen seines Auftraggebers zu schützen.
Der externe Datenschutzbeauftragte hat vor allem eine Kontroll- und Koordinationsfunktion. Er schlägt Lösungsansätze vor, die mit der Geschäftsleitung und den verantwortlichen Mitarbeitern diskutiert werden. Die letzte Entscheidung trifft jedoch immer die Geschäftsleitung.
Datenschutz Nordost bietet Expertise für externe Datenschutzbeauftragte. In der heutigen Zeit haben fast alle Unternehmen eine eigene Website. Der externe Datenschutzbeauftragte sorgt dafür, dass eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung auf der Website hinterlegt wird. Er kann diese entweder selbst erstellen oder prüfen. Zudem kontrolliert er alle wichtigen Geschäftspapiere auf ihre datenschutzrechtliche Relevanz, bevor sie von den Vertragspartnern unterzeichnet werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt der Arbeit des externen Datenschutzbeauftragten besteht in der Schulung der internen Mitarbeiter. Er informiert sie über ihre persönlichen Datenschutzrechte und -pflichten. Hierfür werden persönliche Termine sowie Video- oder Online-Schulungen angeboten. Das Experten-Netzwerk von Datenschutz Nordost erstellt diese Schulungen auf Basis der aktuellen Rechtslage.
Zusammenfassend ist der externe Datenschutzbeauftragte für die DSGVO-konforme Gestaltung der Unternehmens-Website, die Kontrolle der Geschäftspapiere sowie die Schulung der Mitarbeiter in Sachen Datenschutz zuständig. Durch seine Expertise und Erfahrung trägt er dazu bei, dass das Unternehmen den Datenschutzbestimmungen entspricht und Risiken minimiert.
| interner Datenschutzberater | externer Datenschutzberater |
|---|---|
| Es herrscht beschränkte Arbeitnehmerhaftung sowie vollständige Haftung des Geschäftsführers | Vermindertes Haftungsrisiko für das Unternehmen |
| Abberufung nur in wichtigen Gründen (§ 626 BGB & § 4f Abs. 3 Satz 4), zusätzlich ein Jahr Kündigungsschutz nach Abberufung | Abberufung bzw. Kündigung der Bestellung jederzeit möglich |
| Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei Einstellung bzw. Umsetzung des internen DSB (§ 99 BetrVG) | Kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei externer Auftragsvergabe |
| Freistellung des internen Teilzeit-DSB je nach Unternehmensgröße und Anforderung gefordert. | Keine Bindung von Mitarbeitern und Ressourcen. |
| Teilzeit-DSB nutzen üblicherweise bis zu 25% ihrer Arbeitszeit für den Datenschutz. | Nutzung der zeitlichen Ressourcen zu 100% |
| Freistellung des Mitarbeiters für die Schulungsdauer zur Erlangung der Fachkunde | Zertifizierte und bereits vorhandene Fachkunde |
| Kosten für Literatur, Büro, Arbeitsausfälle und Weiterbildung | Preistransparenz durch vertraglich festgelegte Konditionen |
| zusätzliche Benennung von Stellvertretern notwendig | Stellvertretung durch mehrere Berater gesichert |
| Arbeitgeberkosten für Weiterbildung, Reisekosten und Verpflegung | Weiterbildungskosten im Pauschalbetrag enthalten |
| Fehlende Neutralität gegenüber der Unternehmensleitung | Neutrale Position gegenüber Kunden und Aufsichtsbehörden sowie gegenüber Mitarbeitern |
| Betriebsabläufe sind in der Regel bereits bekannt | Einarbeitung in Betriebsabläufe notwendig |
| Unternehmensweiter Erfahrungshorizont | Erweiterter Erfahrungshorizont durch mehrere Mandantschaften |